Uncategorized

Kako povečati učinkovitost sestankov?

Poleg facilitiranja LEGO SERIOUS PLAY (LSP) delavnic se ukvarjam tudi s povečevanjem produktivnosti v podjetjih. Sem certificiran facilitator LMI (Leadership management International(R)) programov. Ko se s podjetniki pogovarjamo o področjih, kjer imajo največ težav, je skoraj vedno izpostavljen tudi izziv pomanjkanja časa.

Analiza delovnega tedna tistih, ki so udeleženi v programu, najpogosteje pokaže dvoje:

  1. ali da za sestanke porabijo veliko preveč časa
  2. ali pa, da sestankov sploh nimajo, pa bi jih potrebovali

V prvem primeru rezultat kasnejših analiz največkrat pokaže, da je sestankov ne samo preveč, ampak, da so tudi neproduktivni. Večina navaja, da so predolgi, da vsebina ni prava (pravi izzivi so drugje in ostajajo neizrečeni), da vedno govorijo isti ljudje, da se dogovorjeno hitro pozabi, …. pogrešajo nove ideje, kreativnost, različna menja….

V drugem primeri ugotovimo, da so sestanki nujno potrebni, saj zaradi  nejasne in direktne komunikacije v podjetju prihaja do težav s produktivnostjo. Izziv s katerim se srečamo je direktno vezan na problem zgoraj, torej pomanjkanje časa. Kdaj imeti sestanke in kam v koledar jih umestiti, saj je koledar že brez njih (pre)poln.

Kako torej izpeljati sestanek tako, da bodo prvi sestanek zapustili z občutkom, da je bil njihov čas končno porabljen produktivno, drugi pa da bodo ugotovili, da je bil njihov čas preusmerjen v bolj donosno in nujno potrebno aktivnost, ki povečuje njihovo uspešnost?

Prednosti metodologije  LEGO SERIOUS PLAY (LSP) so tiste, ki delajo sestanek uspešen. Z nekaj iznajdljivosti in fokusom pa jih nekaj od njih lahko uporabimo tudi pri klasični obliki sestanka. Spodaj so našteta nekatera načela LSP:

100/100 vključenost vseh udeležencev: poskrbite, da bodo na sestanku vpleteni vsi in ves čas. Če je možno, odstranite motnje, kot so telefoni, prenosniki.

Približno enak čas: ključni pokazatelj močnih in uravnoteženih timov je, da njihovi člani govorijo približno enako časa.  Poskrbite, da bodo pravila glede porabe časa vnaprej jasna. Podobno, kot predavatelj na konferenci ve, da ima za svojo predstavitev na voljo 5 minut, naj vaši zaposleni vedo, da jih boste po preteku vnaprej določenega časa prekinili in ustavili.

Čas za razmislek: marsikdo potrebuje čas za razmislek preden spregovori. Udeležencem sestanka dajte na razpolago zadosti časa, da premislijo in se pripravijo, preden delijo svoje ideje z drugimi. Nekateri čas za razmislek potrebujejo zato, da si sploh lahko ustvarijo neko mnenje, ga izoblikujejo in dobijo nove ideje. Drugi so hitrih misli in jim čas za razmislek koristi predvsem zato, da vse kar imajo v glavi, lahko združijo in skristalizirajo.

Dialog o idejah, ne o ljudeh, ki jih predstavijo: bistvo naj bo ideja, misel, rešitev, ne pa oseba, ki govori. Ideja, ki jo predstavi direktor je običajno v naših očeh hitreje sprejeta od ideje, ki jo ima nekdo, ki nima vidnega položaja v podjetju. Ločite ideje od telesa. Lahko jih napišete na tablo, na seznam,… oblikujte vsebinske sklope, saj boste v takšnem procesu distancirali osebo od vsebine, ki jo je podala.

Psihološka varnost: LEGO SERIOUS PLAY metoda temelji na tem, da udeleženci najprej zaupajo sebi (lahko se izražam s kockami), nato pa tudi drugim (varno se je izražati v naši skupini).  Poskrbite, da se bodo tudi na sestanku zaposleni počutili varno. Bolj kot moč govora naj bo pomembna vsebina. Vse ideje, misli in rešitve naj bodo pozitivno sprejete. Vzpodbujajte razmišljanje »out of the box«.

Prisotnost in angažiranost: dobro zasnovani sestanki LSP so strukturirani tako, da se udeleženci ves čas nahajajo v »toku« (»flow«). Izzivi niso preveč enostavni, niti niso prezahtevni. Zahtevni so toliko, da so udeleženci ves čas na meji svoje cone udobja, zato so bolj angažirani in ves čas prisotni.

Razmišljanje z rokami: Lego kocke aktivirajo roke, kar omogoča aktivacijo večjega dela možganov in s tem dostop do znanj in izkušen za katere sploh ne vemo, da jih imamo. Če zaposleni na sestanku samo sedijo in gledajo v prezentacijo, bo ustvarjanje novih nevronskih povezal manjše, posledično pa od njih ne boste dobili nekih globokih spoznanj in kreativnosti. Poiščite način, kako aktivirati zaposlene. Naj uporabijo roke in telo. Naj vstanejo, pišejo na tablo, si podajajo žogico,…

Poslušanje z očmi: gradnja dolgoročnega spomina je močno odvisna od števila čutil, ki so vključena v miselni proces. Prezentacije, ki vključujejo slikovno in video gradivo si zato bolj zapomnimo, kot zgolj govorno navajanje dejstev.

Več kot samo sestanek o vsebini: delavnica LSP je vedno tudi team building na katerem udeleženci spoznajo nekaj novega o sebi in drugih in o skupini v kateri delujejo.

Skupni rezultat: delavnico LSP vedno zaključimo s skupinskim modelom, ki predstavlja bodisi naše razumevanje problema ali neko konkretno rešitev. Velikokrat pozabimo na povzetke sestankov. Preverite ali je udeležencem sestanka jasno, kaj smo se dogovorili ter kakšni so naslednji koraki. Ne pozabite preveriti, če se z dogovorjenim tudi vsi strinjajo.

Navedla sem samo nekaj pozitivnih vidikov, ki jih prinaša metodologija LEGO SERIOUS PLAY. Zaradi uporabe kock in procesa vprašanje oz. izziv > gradnja modela > deljenje zgodbe > razjasnjevanje oz. pogovor je prednosti še veliko več. Lego kocke sicer močno olajšajo realizacijo zgornjih načel, kljub vsemu pa v obdobju epidemije marsikatero od njih na sestanku lahko enostavno uporabimo tudi brez kock.

Si želite izvedeti več? Kontaktirajte me!

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.